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Términos y privacidad

¿Qué es?

Rondax gestiona los documentos legales que se le exigen a las personas que usan el sistema: términos y condiciones, política de tratamiento de datos, autorizaciones. Cada documento se redacta, se publica por versiones y deja constancia de quién aceptó qué y cuándo.

Se llega desde Configuración, con dos entradas:

  • Ver los míos — leer los documentos vigentes y la constancia de lo aceptado.
  • Administrar — redactar y publicar. Requiere permiso de edición sobre Configuración.

Dos dueños: Rondax y tu empresa

Hay dos clases de documentos y no se mezclan:

Documentos de tu empresa Documentos de Rondax
Quién los redacta La empresa Rondax
A quién aplican A sus empleados, y opcionalmente a sus clientes A todo el mundo, en todas las empresas
Ejemplo Autorización interna de tratamiento de datos Términos de uso de la plataforma

Los documentos de Rondax se administran desde la empresa de administración; el resto de las empresas los ve, pero no los edita.

Los roles de la protección de datos

En los documentos de Rondax hay un reparto que conviene tener claro:

  • La empresa cliente es el Responsable del tratamiento de los datos de su operación. Es ella quien decide si activa biometría, si registra ubicación, con qué alcance y cuánto conserva.
  • Rondax es Encargado de esos datos, y Responsable sólo de lo suyo: la cuenta, los dispositivos, la auditoría y la constancia de aceptación.

Redactar un documento

El editor acepta un conjunto cerrado de formato: títulos (tres niveles), negrita, cursiva, listas de hasta dos niveles, tablas de hasta seis columnas, citas, separadores y enlaces.

No hay tipografías, ni tamaños en puntos, ni colores, ni imágenes. No es una limitación técnica: poder elegir el tamaño de la letra es el mecanismo de la letra menuda, y una fuente que la app no tenga rompería la garantía de que el portal y la aplicación muestran exactamente lo mismo.

Campos del documento:

  • Título.
  • ¿A quién se le exige? — Sólo a mis empleados o A mis empleados y a mis clientes. Un documento de Rondax aplica siempre a todo el mundo.
  • Texto del documento.

Guardar no es publicar

Guardar el borrador no le pide nada a nadie. Sólo al publicar nace una versión y se empieza a exigir.

Un documento con cambios sin publicar se marca como "Cambios sin publicar" en la lista.

Al guardar, el sistema normaliza el texto y avisa si lo ajustó ("Se ajustó el texto al guardar"). Si hay algo que impide publicar, también lo dice.

Importar texto o un PDF

  • Importar texto — se pega el texto completo, venga de donde venga. Reemplaza el documento entero.
  • ¿Tienes el documento en PDF? — se le extrae el texto para editarlo aquí. Un PDF escaneado no sirve: no tiene texto, sólo imágenes.

El PDF nunca es el documento aceptado: entra como texto y sale como un PDF generado por Rondax, con su versión y su huella al pie.

Publicar una versión

Publicar es lo que hace que el documento se empiece a exigir. Campos:

  • Versión — el identificador (ej. 2026.08.20).
  • ¿Qué cambió? — se muestra arriba del documento a quien lo lea (ej. "se aclaró el uso de fotografías").
  • Entra en vigencia — vacío significa hoy mismo.
  • Días de gracia — cuánto tiempo se avisa antes de bloquear el acceso a quien no ha aceptado.

Una versión publicada no se puede editar. Para corregir algo se publica otra. Es lo que hace que la constancia de aceptación signifique algo: si el texto pudiera cambiar después, nadie sabría qué aceptó realmente cada persona.

Cada versión guarda su huella (hash) del texto, y el historial muestra cuándo se publicó, desde cuándo rige, sus días de gracia y cuántas aceptaciones acumula.

Qué ve el usuario

En Ver los míos cada persona encuentra:

  • Los documentos vigentes de su empresa y de Rondax, con la fecha desde la que rigen, un botón Leer y la descarga en PDF.
  • Lo que aceptó: qué documento, en qué versión, cuándo y desde dónde (el portal o la app), con la huella del texto que aceptó.

El muro de aceptación

Cuando hay un documento vigente sin aceptar, la aplicación y el portal muestran el documento y piden la aceptación antes de seguir. Los días de gracia definen cuánto tiempo se avisa antes de bloquear.

Las versiones muy antiguas de la aplicación no muestran ese muro: a esas no se les exige la aceptación hasta que se actualicen, porque de lo contrario quedarían bloqueadas sin una pantalla donde aceptar.

Permisos

Acción Permiso
Ver los documentos vigentes y lo aceptado Cualquier usuario
Redactar y publicar settings: edit
Administrar los documentos de Rondax Sólo desde la empresa de administración

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Preguntas frecuentes

Guardé el documento, ¿ya se lo estoy exigiendo a mis empleados? No. Guardar sólo deja el borrador. Se empieza a exigir al publicar una versión.

Publiqué con un error, ¿lo edito? No se puede: una versión publicada es inmutable, porque es la que la gente aceptó. Se corrige publicando otra versión y explicando en "¿Qué cambió?".

Subí un PDF y no importó nada. Es un PDF escaneado: son imágenes, no texto. Hay que pegar el texto a mano o usar un PDF que sí tenga texto seleccionable.

¿Por qué no puedo cambiar la fuente o el tamaño de la letra? Porque el documento tiene que verse igual en el portal y en la aplicación, y porque poder achicar la letra es exactamente el mecanismo de la letra menuda. El formato disponible es el suficiente para un documento legal: títulos, listas, tablas, negrita, cursiva y enlaces.

¿Qué son los días de gracia? El tiempo durante el que se le avisa a la persona que hay un documento nuevo antes de bloquearle el acceso. Con cero días, el bloqueo es inmediato.

¿Dónde veo quién aceptó? En el historial de versiones aparece el número de aceptaciones de cada una. Cada persona ve las suyas en "Ver los míos".

¿Quién es responsable de los datos de mis vigilantes? Tu empresa es la Responsable: es quien decide qué se captura y por cuánto tiempo. Rondax actúa como Encargado de esos datos, y como Responsable sólo de lo propio de la plataforma (cuentas, dispositivos, auditoría, constancias de aceptación).