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Nómina

¿Qué es?

El módulo de Nómina calcula y guarda los comprobantes de pago (desprendibles) de cada empleado: los liquida a partir de los turnos y las marcaciones, permite revisarlos y corregirlos, los confirma, los paga y —si la empresa lo tiene activado— los reporta a la DIAN como nómina electrónica.

Rondax no es un libro donde alguien teclea los valores: es un motor de liquidación. Los números salen de la programación de turnos, de las novedades registradas y de los parámetros legales vigentes en cada fecha.

De dónde salen los números

Este es el recorrido completo, y entenderlo explica casi todas las dudas del módulo:

Turnos programados + marcaciones
        ↓
Hoja de tiempo (horas clasificadas: ordinarias, extras, nocturnas, dominicales)
        ↓
Catálogo de conceptos + parámetros legales vigentes en esa fecha
        ↓
Líneas del comprobante (devengados, deducciones, provisiones)
        ↓
Estados: Borrador → Confirmado → Pagado   ·   y opcionalmente → DIAN

Cada eslabón tiene su propia página:

Vista principal — Lista de comprobantes

Columnas de la tabla

  • Núm. — El número del documento ante la DIAN (prefijo + consecutivo). Aparece en blanco hasta que el comprobante se emite: el número no se inventa antes de tiempo. Los emitidos en el ambiente de pruebas se marcan como documentos sin validez fiscal.
  • Empleado — Nombre completo. Es un enlace: al tocarlo se abre la ficha de la persona.
  • Período — Nombre del período de pago (ej. "2026/08 Q1").
  • Liquidación — Fecha de liquidación, en formato AAAA-MM-DD.
  • Neto a pagar — Valor en pesos colombianos, con separadores de miles, alineado a la derecha.
  • Estado — Una sola insignia de color. Ver la sección siguiente.

Filtros

  • Buscar por empleado — Texto libre.
  • Estado — Todos, Borrador, Confirmado, Pagado, Error DIAN.
  • Período — Autocompletado por nombre del período.
  • Tipo — Autocompletado por tipo de comprobante.

Ordenación por defecto

Por fecha de liquidación descendente.

Estados de un comprobante

Estado Qué significa
Borrador Recién liquidado. Se puede editar y volver a liquidar.
Verificado Revisado. Es un paso opcional: se puede ir de Borrador a Confirmado directamente.
Confirmado (causado) Contabilizado. Ya no se edita.
Pagado La plata salió.
Cancelado Anulado.

De Confirmado y Pagado no se vuelve atrás. Un comprobante confirmado ya se contabilizó, y uno pagado ya está en manos del trabajador: reescribirlo dejaría dos verdades.

Confirmar no es pagar

Son dos hechos distintos y por eso son dos estados. Confirmado significa que la nómina quedó causada contablemente (y reportada a la DIAN, si la nómina electrónica está activa). Pagado significa que la transferencia se hizo. Se reporta la nómina y se paga después, o la transferencia rebota: por eso "Marcar pagada" sigue estando disponible después de emitir.

Por qué el estado y la DIAN se muestran en una sola columna

La columna Estado es una sola a propósito. Antes eran dos —"Estado" y "DIAN"— y contaban la misma historia dos veces: cuando la DIAN acepta un documento, el sistema lo confirma solo, así que las dos columnas decían lo mismo. Lo que la DIAN sabe y el estado no puede decir es el fallo, y sólo el fallo pisa la insignia: Error DIAN (rechazado o con datos faltantes) y Enviando… mientras el documento está en camino.

Liquidar un período

El botón Liquidar abre el asistente de liquidación, que es lo que calcula los comprobantes desde los turnos y las marcaciones. Tiene tres pasos, y ninguno escribe nada hasta el último.

1. Prealistamiento — quién entra a la corrida

Al elegir el período (y opcionalmente un empleado; vacío = todos los activos del período) el sistema responde de inmediato:

  • Cuántas personas entran a la corrida.
  • Cuántas se quedan fuera por no tener contrato que cubra el período. El aviso sugiere lo que hay que hacer: ciérrales el contrato (fecha de fin) para que dejen de entrar.
  • Cuántas ya están causadas o pagadas: no se recalculan y no suman al total.

A quién se le liquida lo decide el contrato, no la casilla "activo" del empleado. Alguien marcado como inactivo pero con el contrato sin cerrar entra igual a la corrida — y tiene que entrar, porque a quien se retira a mitad de mes hay que liquidarle los días. Lo que está mal en ese caso es el dato: el contrato sin fecha de fin.

2. Simulacro — cuánto se va a pagar

El botón Calcular cuánto se va a pagar corre el cálculo completo sin guardar nada. Devuelve el neto exacto y cuántos comprobantes salen sin problemas, y el botón de liquidar pasa a decir, por ejemplo, "Liquidar 12 · $110.797.037". Es la forma de ver el resultado antes de escribirlo.

3. Liquidar

Escribe los comprobantes. Volver a liquidar reemplaza el borrador entero, nunca acumula: correr la liquidación dos veces es lo normal cuando se corrige un turno.

La liquidación nunca toca una nómina causada o pagada.

La bandeja de la corrida — quién quedó sin liquidar

Cada liquidación queda guardada. Si alguien quedó fuera, aparece un aviso en la lista: "N persona(s) quedaron sin liquidar en …" con un enlace Revisar → que abre la bandeja de esa corrida.

La bandeja tiene tres pestañas:

  • Con problemas — quién no se pudo liquidar y por qué, con un enlace a la pantalla donde se arregla cada cosa.
  • Liquidados — los comprobantes que se crearon o recalcularon.
  • Sin cambios — quienes ya estaban causados o pagados.

Es una página y no una ventana emergente a propósito: arreglar un problema exige navegar a otra pantalla, y una ventana se habría cerrado perdiéndolo todo.

Cuando ya se revisó y no hay nada más que hacer, "Dar por revisada" apaga el aviso. No toca la nómina: la bandeja sigue consultable por su enlace.

Por qué la liquidación se bloquea

El sistema nunca adivina. Cuando algo no cuadra, el día cae en la bandeja de excepciones y frena el cierre del período. Los motivos típicos:

Motivo Cómo se resuelve
Un turno programado sin marcación y sin novedad que lo explique Registrar la novedad, la ausencia, o cambiar la política de marcación (ver abajo)
Un día con novedad y con marcación a la vez — es una contradicción, no una de las dos Corregir el registro que sobra
Una incapacidad con el soporte vencido Subir el documento o mover el plazo
Un empleado en procedimiento 2 de retención sin porcentaje calculado Calcularlo o fijarlo en Parámetros
El mismo mes y sus quincenas liquidados a la vez Confirmar sólo uno de los dos documentos

"Liquidar período" y "Verificar" no son confirmar. Los candados de soporte vencido y procedimiento 2 sólo saltan al Confirmar. Que la liquidación salga en verde no significa que el período se pueda cerrar.

La política de turnos sin marcación

En muchas empresas la operación corre sobre la programación y casi nadie marca entrada y salida. Con la regla estricta —turno sin marcación = excepción— esas empresas no podrían cerrar un solo período.

Por eso existe un parámetro de empresa, editable en Parámetros de nómina, con tres valores:

Valor Qué hace
Bloquea (por defecto) El día sin marcación frena el cierre.
Paga con marcación Con alguna marcación paga lo programado y deja el día señalado para revisión. Sin ninguna marcación sigue bloqueando.
Paga siempre Paga lo programado haya o no marcación, y deja el día señalado para revisión.

Pagar sin marcación puede ser válido; invisible, nunca. El resumen de la corrida dice cuántos días se pagaron por política y no por evidencia. Y aflojar la regla queda registrado en la auditoría con el nombre de quien lo hizo.

El mismo mes y sus quincenas: el aviso de doble pago

En los períodos pueden convivir 2026/08 (1→31), 2026/08 Q1 (1→15) y 2026/08 Q2 (16→31). Liquidar y pagar el mes y sus quincenas le paga al trabajador el doble por los mismos días, y cada desprendible por separado se ve perfecto.

  • Al liquidar, el sistema avisa (no bloquea): una empresa que migra de mensual a quincenal necesita convivir con las dos un tiempo.
  • Al confirmar, el cruce con un documento ya confirmado o pagado es un bloqueo duro; el cruce con borradores pide una confirmación explícita que queda en la auditoría.

La liquidación por terminación no cuenta como cruce: es otro tipo de documento y convive con el desprendible del mes sin ser un doble pago.

Acciones sobre un comprobante

Con un clic sobre la fila se abre su menú:

  • Abrir desprendible — la vista de detalle.
  • Confirmar / Marcar pagada / Volver a borrador — cambios de estado, con los candados descritos arriba.
  • Ver PDF — el desprendible impreso, con el membrete de la empresa.
  • Enviar a la DIAN, Corregir con nota de ajuste, Anular ante la DIAN, Respuesta de la DIAN, XML enviado, Ver en la DIAN — ver Nómina electrónica.
  • Eliminar — no disponible sobre un documento que la DIAN ya aceptó.

Botón "Nuevo comprobante"

Visible con permiso payroll: create. Crea un comprobante en blanco para llenarlo a mano. Campos: Empleado (sólo los que tienen contrato activo), Período (por defecto se ocultan los futuros; hay una casilla "Mostrar todos los períodos"), Tipo y Fecha de liquidación.

Lo habitual no es este botón sino Liquidar: el comprobante manual existe para casos que el motor no cubre.

Botón "Importar"

Visible con permiso payroll: import. Abre la importación masiva desde hoja de cálculo (más abajo).

Botón "Períodos"

Abre la gestión de períodos de pago.

Catálogos (panel deslizante)

El botón Catálogos abre el panel lateral con la pestaña Tipos de comprobante: renombrar (ícono de lápiz), eliminar (papelera, con confirmación) y agregar uno nuevo desde el pie del panel.

Exportar

Descarga un archivo comprobantes con los datos filtrados. Requiere permiso payroll: export.

Acciones masivas

Al seleccionar uno o más comprobantes aparece la barra flotante con:

  • Cambiar estado — Borrador / Confirmado / Pagado, con los mismos candados.
  • Enviar a la DIAN — ver Nómina electrónica.
  • Eliminar.

Detalle de comprobante

Al hacer clic en Abrir desprendible se entra a la vista de detalle.

Información del encabezado

Nombre del empleado, período, tipo, estado y fecha de liquidación.

Líneas del comprobante

  • Nombre — el concepto (ej. "Sueldo básico", "Auxilio de transporte", "Recargo nocturno").
  • Categoría — el tipo contable:
  • Devengados — el salario y los devengos base.
  • Devengados no gravados — ingresos no salariales (el auxilio de transporte).
  • Devengados compensatorios — horas extra y recargos.
  • Otros devengados / Otros salariales / Otros derechos.
  • Deducciones — salud, pensión, fondo de solidaridad, retención, libranzas.
  • Provisiones — prima, cesantías, intereses y vacaciones provisionadas.
  • Cantidad (qty) — horas o días.
  • Valor base — el valor unitario: valor hora, valor día o el IBC.
  • Tarifa (rate) — el porcentaje que se aplica.
  • Total — se calcula solo: cantidad × valor × tarifa / 100.

La línea NETO A PAGAR la genera el servidor y no se edita.

Las provisiones no suman al neto

Prima, cesantías, intereses y vacaciones aparecen como líneas de Provisiones en cada desprendible, pero no mueven el neto a pagar. Una provisión es plata que la empresa aparta, no plata que se entrega; prima y cesantías se pagan después con su propio tipo de comprobante.

Están ahí porque sin ellas la empresa vería su costo de personal un ~22 % más barato del que realmente tiene — y sobre ese número cotiza los contratos.

Totales

  • Total devengados — la suma de las categorías de devengo.
  • Total deducciones — la suma de las deducciones.
  • Neto a pagar — devengados menos deducciones, sin provisiones.

Edición de líneas (sólo en Borrador)

Se pueden agregar, eliminar y modificar líneas. El concepto se elige de una lista, no se escribe a mano: el nombre, la categoría y el tratamiento tributario los pone el sistema a partir del código elegido. Antes se escribía libre y en producción convivían "Aux. Transporte", "Auxilio transporte" y "Auxilio de trasporte", dos de ellas en la categoría equivocada.

Los conceptos que calcula el motor (el sueldo, la salud, la pensión) no se ofrecen en esa lista: registrarlos a mano pagaría el mes dos veces y el desprendible sumaría perfecto.

Ver hoja de tiempo

Un enlace lleva a la hoja de tiempo de ese empleado en ese período, que es donde se ve de dónde salieron las horas.

Gestión de períodos

Subpágina accesible desde el botón Períodos en la vista principal.

Lista de períodos

Columnas: - Nombre — Nombre del período (ej. "2025-01 Quincenal 1"). - Inicio — Fecha de inicio en formato AAAA-MM-DD. - Fin — Fecha de fin. - Periodicidad — Badge: Quincenal (azul) o Mensual (morado). - Estado — Badge: Abierto (verde) o Cerrado (gris).

Filtros de la lista de períodos: - Buscar — Por nombre o año. - Periodicidad — Selector: Todas, Quincenal, Mensual.

Crear / Editar período

Campos del modal: - Nombre — Texto libre (obligatorio). - Fecha de inicio — Selector de fecha (obligatorio). - Fecha de fin — Selector de fecha (obligatorio). - Periodicidad — Selector: Quincenal (bi-monthly) o Mensual (monthly).

Generador de períodos anuales

Botón Generar que abre un modal para crear automáticamente todos los períodos de un año: - Año — Número de año (2000–2100). - Frecuencia — Quincenal (bi-weekly, por defecto) o Mensual.

Al confirmar, crea los períodos del año completo en un solo paso.

Acciones masivas en períodos

Al seleccionar períodos aparece la barra con: - Eliminar — Eliminación permanente con doble confirmación.

Importación masiva de comprobantes

La página de importación masiva (payroll-bulk) permite cargar múltiples comprobantes usando una hoja de cálculo.

Estructura de la hoja

La hoja tiene columnas fijas y columnas dinámicas de conceptos:

Columnas fijas: | # | Columna | Obligatorio | Notas | |---|---------|-------------|-------| | 1 | Empleado | Sí | Autocompletado por nombre | | 2 | Período | Sí | Nombre del período de pago | | 3 | Tipo | Sí | Tipo de comprobante | | 4 | Fecha de liquidación | Sí | Formato AAAA-MM-DD |

Columnas de conceptos (dinámicas): Se agregan columnas adicionales para cada concepto a incluir (ej. "Salario", "Aux. Transporte", "Salud"). Cada columna tiene una categoría asignada:

  • D — Devengado (earnings).
  • D-C — Devengado compensatorio (comp_earnings).
  • D-NS — Devengado no salarial (non_taxed_earnings).
  • D-O — Otros devengados (o_earnings).
  • D-OS — Otros devengados salariales (o_salarial_earnings).
  • D-R — Vacaciones/Cesantías (o_rights).
  • P — Provisión (provisions).
  • D− — Deducción (deductions).

Conceptos por defecto preconfigurados: - Salario (Devengado) - Aux. Transporte (Devengado no salarial) - Horas Extras (Devengado compensatorio) - Salud (Deducción) - Pensión (Deducción) - Retefuente (Deducción)

Agregar conceptos

Botón "+ Concepto" abre un modal donde se define: - Nombre — Nombre del concepto (ej. "Comisiones"). - Categoría — Selector del tipo contable.

Al confirmar, se añade la columna al final de la hoja.

Panel de nuevos tipos detectados

Si la hoja contiene tipos de comprobante que no existen en el catálogo: - Lista de Tipos nuevos detectados con casilla de selección. - Botones "Todos" / "Ninguno" para selección rápida. - Campo de búsqueda para filtrar la lista. - Botón Crear seleccionados — Crea los tipos en el catálogo antes de importar. - Botón Omitir — Cierra el panel sin crear; esas filas quedarán con error.

Indicador de estado de la hoja

Badge en la barra de la tabla: - Verde "Listo para importar" — Sin errores. - Amarillo "N celda(s) con error" — Hay celdas inválidas que deben corregirse antes de guardar.

Guardar importación

Botón Guardar envía los datos en bloques al servidor. Muestra el progreso en porcentaje ("Guardando 45%"). Al terminar correctamente, redirige a la lista de comprobantes.

Reglas de validación: - Empleado debe existir en el sistema. - Período y Tipo deben existir en los catálogos. - Los valores numéricos deben ser números válidos (se toleran separadores de miles colombianos: "1.234.567,89"). - Filas completamente vacías se ignoran.

Permisos

La nómina no tiene un solo permiso: los códigos están separados a propósito, porque quien captura una libranza no es quien cierra la nómina ni quien toca los parámetros legales.

Acción Permiso requerido
Ver comprobantes payroll: view
Crear comprobante / liquidar payroll: create
Editar, cambiar estado, enviar a la DIAN payroll: edit
Eliminar payroll: delete
Exportar payroll: export
Importar payroll: import
Novedades de nómina payroll_novedades
Incapacidades payroll_incapacidades
Vacaciones payroll_vacaciones
Liquidación por terminación payroll_liquidacion
Parámetros, conceptos y nómina electrónica payroll_params

Cada uno se concede por rol en Roles y permisos. Un rol puede tener novedades de nómina sin ver un solo desprendible.

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Preguntas frecuentes

¿De dónde saca el sistema las horas y los valores? De los turnos programados contrastados con las marcaciones (la hoja de tiempo), del catálogo de conceptos y de los parámetros legales vigentes en la fecha de cada turno. Nunca de un valor escrito a mano en el código.

Liquidé el período dos veces, ¿le voy a pagar doble? No. Volver a liquidar reemplaza el borrador entero, nunca acumula. Correr la liquidación varias veces es lo normal mientras se corrigen turnos.

¿Por qué no me deja confirmar el período? Porque hay días en excepción, una incapacidad con soporte vencido, alguien en procedimiento 2 sin porcentaje, o un cruce de períodos. El mensaje dice cuál es y a dónde ir a resolverlo. Ojo: esos candados no saltan al liquidar ni al verificar, sólo al confirmar.

¿Por qué aparecen personas inactivas en la corrida? Porque a quien se le liquida lo decide el contrato, no la casilla de activo. Si alguien ya no debería entrar, hay que cerrarle el contrato con su fecha de fin. Cerrarlo con fecha de hoy no lo saca del mes en curso, y eso es correcto: quien se retira el 30 cobra el mes.

¿Qué significa "Confirmado"? Que la nómina quedó causada contablemente (y reportada a la DIAN si la nómina electrónica está activa). No significa que se haya pagado: para eso está el estado Pagado.

¿Por qué el neto no incluye la prima ni las cesantías que veo en el desprendible? Porque esas líneas son provisiones: plata que la empresa aparta para pagarla después, no plata que se entrega en ese período. Se muestran para que el costo real de la nómina esté a la vista.

¿Puedo editar los conceptos de un comprobante ya confirmado o pagado? No. La edición sólo existe en Borrador. Si el documento ya se envió a la DIAN y fue aceptado, la corrección se hace con una nota de ajuste, no editando.

¿Por qué el número del documento aparece vacío? Porque el consecutivo lo asigna la nómina electrónica en el momento de emitir. Hasta que se emite, lo que identifica la fila es el empleado y el período.

¿Puedo crear períodos para años futuros? Sí, el generador anual acepta cualquier año entre 2000 y 2100.

¿Cómo ingreso valores con decimales en la importación masiva? Se acepta el formato colombiano (punto de miles y coma decimal: "1.234.567,89") y el internacional ("1234567.89"). El último separador se interpreta como decimal.