Incapacidades¶
¿Qué es?¶
La bandeja de Incapacidades reúne, en una sola pantalla, las dos cosas que hasta ahora sólo sabía el motor de nómina:
- En qué día del episodio va cada incapacidad, con sus tramos ya partidos ("días 1-2 empleador", "días 3-90 EPS al 66,67 %").
- Qué soporte falta. La ausencia se registra el día que pasa; el papel llega después.
Que el cálculo esté bien no sirve de nada si nadie puede ver que este señor pasa al 50 % el jueves.
El origen decide todo¶
Una incapacidad de enfermedad general y una de origen laboral no se parecen en nada más que en el nombre:
| Enfermedad general | Origen laboral (accidente o enfermedad de trabajo) | |
|---|---|---|
| Quién paga | La EPS | La ARL |
| Cuánto | Días 1-2 el empleador, 3-90 al 66,67 %, 91-180 al 50 % | 100 % desde el día siguiente al accidente |
| Piso | Nunca por debajo de 1 salario mínimo diario | — |
El día del accidente lo paga el empleador como día trabajado.
Decir "EPS" sobre una incapacidad laboral manda a alguien a reclamarle a quien no es, y el recobro se pide a entidades distintas. Por eso la columna "Quién paga" nombra la entidad correcta según el origen.
El origen lo determina el tipo de ausencia que se elige al registrarla, no el nombre que se le escriba.
El episodio: por qué las prórrogas se encadenan¶
La escala de la incapacidad corre sobre el episodio completo, no sobre cada registro suelto.
Una incapacidad de 100 días cruza tres o cuatro nóminas. Si el sistema sólo viera la rebanada de su período, cada mes creería estar en el día 1: le cobraría al empleador los dos primeros días una vez por mes y pagaría al 66,67 % lo que ya iba al 50 %. Cuadra perfecto y está mal todos los meses.
Por eso una prórroga se declara: al registrarla se indica cuál incapacidad continúa, y el selector muestra en qué día del episodio quedaría, que es la consecuencia y no sólo el campo.
En una prueba real, una incapacidad del 11 al 13 con prórroga del 14 al 16:
| Días que paga el empleador | Días que paga la EPS | |
|---|---|---|
| Con la cadena declarada | 2 | 4 |
| Sin declararla | 4 | 2 |
El trabajador recibe lo mismo en los dos casos. Lo que cambia es quién paga: sin declarar la cadena, la empresa asumió $116.727 que le tocaban a la EPS. Por eso el error es invisible en el desprendible.
El sistema no adivina la cadena¶
Dos incapacidades pegadas en el calendario pueden ser dos diagnósticos distintos. Eso lo dice el médico en la prórroga, no las fechas. La declara una persona.
Una cadena no cruza orígenes¶
Una incapacidad laboral no continúa una de enfermedad general ni al revés: son dolencias distintas, las paga otra entidad y corren por otra escala. El selector de prórroga sólo ofrece eslabones del mismo origen, y el servidor lo impide aunque se intente por otra vía.
Los tramos los calcula el servidor¶
La columna "Quién paga" muestra los tramos ya repartidos. Esos porcentajes no los inventa la pantalla: los calcula el mismo motor que liquida, leyendo la misma tabla de escalas.
Repetir "66,67 % hasta el día 90" en el navegador sería tener dos verdades, y la de la pantalla envejecería en silencio el día que cambie la ley.
Los soportes¶
Estados¶
| Estado | Qué significa |
|---|---|
| No aplica | El tipo de ausencia no exige documento. |
| Pendiente | Falta el documento y el plazo sigue corriendo. |
| Vencido | El plazo pasó sin que llegara el documento. |
| Recibido | El documento está cargado. |
"Vencido" no se guarda: se calcula. Es el plazo comparado con la fecha de hoy, así que cambia solo y siempre está al día. Guardarlo habría exigido un proceso automático nocturno y, el día que ese proceso fallara, la pantalla diría "pendiente" sobre algo vencido hace un mes.
Qué se puede hacer con un soporte¶
- Subir soporte — al subir el archivo, el estado pasa a Recibido en la misma acción. No hay que marcarlo aparte.
- Marcar recibido sin archivo — para cuando el documento existe fuera del sistema.
- Volver a pendiente.
- Mover el plazo — se permite y queda en la auditoría. Los plazos reales se negocian (el trabajador hospitalizado, la EPS que no ha transcrito), y sin esta salida alguien terminaría marcando "recibido" sin soporte sólo para quitarse la alerta de encima.
Un soporte vencido bloquea confirmar la nómina¶
Cuando el plazo vence, la incapacidad no se degrada sola a "sin soporte" ni se le quita el pago a nadie automáticamente.
En su lugar, bloquea confirmar el período que la contiene, con el motivo y el camino de salida en el mensaje: «El plazo del soporte venció. Mientras siga así, esta incapacidad bloquea causar la nómina».
La razón es simple: un bloqueo se levanta subiendo el papel o moviendo el plazo; un pago hecho de menos hay que reclamarlo. Quitarle plata a alguien sin que ninguna persona lo haya decidido, y descubrirlo cuando ya está liquidado, es mucho peor que una alerta molesta.
Filtros y columnas¶
Filtros: búsqueda por nombre, documento u orden de la EPS · Soporte (Todas, Pendiente, Vencido, Recibido, No aplica) · Vigencia (Todas, Sólo las que siguen hoy) · rango de Fechas.
Columnas: Empleado · Fechas · Episodio (en qué día va) · Quién paga (los tramos) · Soporte.
Las tarjetas de conteo de la parte superior ignoran a propósito el filtro de Soporte. Si lo siguieran, "vencidas: 3" sólo diría 3 estando ya en vencidas, y diría 0 justo cuando hace falta verlo. Sí siguen a las fechas, la vigencia y la búsqueda.
Registrar una incapacidad¶
El botón Registrar incapacidad abre el mismo formulario que el módulo de Ausencias, con el selector de tipo acotado a incapacidades. No es un formulario propio: es el mismo, con las mismas validaciones, el mismo aviso de cruce de horarios, el mismo filtro de disponibilidad del relevo y el mismo encadenado de prórrogas.
Así cada quien registra desde donde está trabajando, pero hay un solo formulario que validar.
Permisos¶
Esta pantalla usa el permiso payroll_incapacidades, separado de payroll.
| Acción | Permiso |
|---|---|
| Ver la bandeja | payroll_incapacidades: view |
| Registrar incapacidad | payroll_incapacidades: create |
| Subir soporte, mover plazo | payroll_incapacidades: edit |
Páginas relacionadas¶
- Ausencias — el módulo general, con el mismo formulario.
- Nómina — dónde se ven las líneas de incapacidad del desprendible.
- Hoja de tiempo — los días que no devengan sueldo.
Preguntas frecuentes¶
¿Por qué una incapacidad aparece con dos líneas en el desprendible? Porque el desprendible tiene que decir qué días paga el empleador y cuáles la EPS. Una incapacidad corta de enfermedad general produce una línea por los días 1-2 (empleador) y otra por los siguientes (EPS).
El sistema dice "la paga la ARL", pero yo esperaba la EPS. El tipo de ausencia elegido es de origen laboral (accidente de trabajo o enfermedad laboral). En ese caso paga la ARL, al 100 %, desde el día siguiente al accidente. Si el origen es otro, hay que corregir el tipo de la ausencia.
Registré la prórroga y sigue contando desde el día 1. La prórroga hay que enlazarla a la incapacidad que continúa; el sistema no la deduce por fechas contiguas, porque dos incapacidades pegadas pueden ser diagnósticos distintos. Al enlazarla, el selector muestra en qué día del episodio queda.
¿Por qué no me deja enlazar esta prórroga? Porque la incapacidad que se quiere continuar es de otro origen (una laboral no continúa una de enfermedad general), es de otro empleado, o empieza después de la prórroga.
El soporte se venció, ¿el sistema le va a dejar de pagar? No. Nada se descuenta solo. Lo que pasa es que ese período no se puede confirmar hasta que se suba el documento o se mueva el plazo. La decisión de no pagar la toma una persona, nunca el sistema.
Subí el archivo pero sigue diciendo pendiente. No debería: subir el archivo marca el soporte como recibido en la misma acción. Si sigue en pendiente, revisa que la carga haya terminado (el archivo aparece listado con su tamaño y un botón "Abrir").
¿Puedo mover el plazo de un soporte? Sí, y queda registrado en la auditoría con quién lo movió. Es preferible a que alguien marque "recibido" sin tener el documento.
Pasó de 180 días, ¿qué pasa? El sistema no inventa un pago: deja una alerta. Más allá de los 180 días ya se trata de calificación de invalidez, y eso no es materia de nómina.