Nómina electrónica (DIAN)¶
¿Qué es?¶
La nómina electrónica es el documento soporte de pago de nómina que la empresa reporta a la DIAN. Rondax lo construye a partir del desprendible ya liquidado, lo firma, lo envía y guarda la respuesta.
Se configura en Nómina → Parámetros de nómina, en las pestañas Nómina electrónica y Numeración, y se opera desde la lista de Nómina.
Para qué sirve y para qué no¶
La nómina electrónica existe para que el empleador pueda deducir ese costo en su declaración de renta (Resolución DIAN 000013 de 2021). Su destinatario es la DIAN.
No es el documento del trabajador. Lo del trabajador es el comprobante de pago —la colilla, el PDF del desprendible—, que es materia laboral y no tributaria. En Rondax las dos cosas viven en la misma fila, y por eso se confunden.
La nómina electrónica no lleva resolución¶
A diferencia de la facturación electrónica, la nómina no necesita resolución de la DIAN, ni número de autorización, ni clave técnica. Sólo prefijo + consecutivo.
Confundirla con facturación mete campos obligatorios que no significan nada.
Puesta en marcha¶
1. Datos del emisor¶
En la pestaña Nómina electrónica se capturan los datos que la DIAN exige de la empresa que paga la nómina:
- Tipo de organización — persona jurídica o natural.
- Razón social (o los nombres y apellidos si es persona natural).
- NIT — sin puntos ni dígito de verificación. El DV se calcula solo.
- Correo para notificaciones.
- Municipio y Dirección — la dirección se elige después del municipio.
2. Software habilitado¶
- SoftwareID y PIN del software — los que la DIAN asignó.
- SoftwareID del proveedor — cuando es distinto del de arriba.
- TestSetId — lo asigna la DIAN; está en el portal de la DIAN, en el estado de la habilitación.
La firma usa el certificado del proveedor tecnológico, compartido y vigente. El certificado propio de la empresa (.p12) todavía no está disponible.
3. Enviar el set de habilitación¶
El botón Enviar el set de habilitación manda a la DIAN el conjunto de documentos de prueba que exige para habilitar el software. Cuando los dos sets (nómina y nota de ajuste) quedan aceptados, la pantalla lo dice y se habilita Pasar a producción.
El set de habilitación manda documentos ficticios, no nóminas reales. El trabajador y las cifras son inventados; lo que es real es la identidad del emisor (NIT, razón social, ubicación, prefijo, SoftwareID, PIN, certificado) y el consecutivo, que se consume de verdad. Nadie tiene que liquidar diez nóminas auténticas para habilitar su software: lo que la DIAN valida es que el sistema sepa construir, firmar y enviar el documento.
El envío corre en segundo plano y la pantalla muestra el avance: cada documento tarda varios segundos con la DIAN.
4. Ambiente¶
- Habilitación (pruebas) — los documentos emitidos aquí se marcan en la lista como documentos de prueba, sin validez fiscal.
- Producción — la emisión real.
Los dos ambientes numeran por separado a propósito: los documentos que se queman durante la habilitación no deben adelantar el contador con el que la empresa va a emitir de verdad.
5. Periodicidad¶
Semanal, decenal, catorcenal, quincenal, mensual u otro. Es lo que se declara en el documento.
Numeración¶
Cada tipo de documento numera por su cuenta. En la pestaña Numeración se define una serie por combinación de:
- Tipo de documento — Nómina o Nota de ajuste.
- Ambiente — Habilitación (pruebas) o Producción.
Campos de una serie: Nombre (sólo para reconocerla en el portal; no viaja a la DIAN), Prefijo, Número inicial, Número final (puede quedar sin límite), Vigente desde / hasta (opcionales, para control interno: la DIAN no exige vigencia para la nómina), Nota y la casilla Usar esta para emitir.
Sólo puede haber una serie preferida por tipo de documento y ambiente. Marcar una desmarca la anterior. Dos preferidas partirían la serie en dos sin que nadie se entere hasta que la DIAN rechace un número repetido.
Reglas que aplica el sistema:
- Una serie que ya emitió no se puede borrar.
- El rango no se puede recortar por debajo de lo ya emitido.
- El consecutivo sólo avanza. Existe la opción de adelantarlo, para saltar números quemados fuera del sistema.
- Un número reservado no se devuelve nunca: la DIAN puede haber recibido el documento aunque no hayamos visto la respuesta. Un hueco en la numeración no es problema; un número repetido sí.
Datos del trabajador¶
Lo que la DIAN pide de cada persona (nombre partido en cuatro, tipo de documento, tipo y subtipo de trabajador, ciudad, dirección, forma y método de pago, cuenta bancaria) se edita en la ficha del empleado, sección "Nómina electrónica (DIAN)" → Completar datos.
La ficha enumera qué falta sin necesidad de abrir el formulario.
Tres cosas no se editan desde ahí:
- El código del trabajador es el código del empleado: se muestra en solo lectura y se cambia en "Editar empleado".
- El lugar de trabajo no se pide: vacío significa "el de la empresa", que es el caso de casi todos.
- El tipo de contrato, el alto riesgo de pensión y el salario integral son del contrato vigente. Sin un contrato vivo no hay dónde guardarlos.
Enviar a la DIAN¶
Desde la lista de Nómina, con el menú de una fila o con la barra de acciones masivas.
Antes de enviar, el sistema revisa¶
Al pedir el envío, el sistema revisa primero y dice a quién le falta qué, con el nombre y el motivo. Después ofrece "enviar los N que sí están listos".
La revisión recorre exactamente los mismos pasos que el envío real y se detiene antes de reservar consecutivo. No es una lista de comprobaciones paralela que pudiera contestar algo distinto de lo que luego pasa. No habla con la DIAN.
Los ya enviados se descartan aparte: un documento ya aceptado no tiene nada que objetarle la revisión, pero tampoco se puede reenviar.
Estados del documento¶
| Estado | Qué significa |
|---|---|
| Enviando… | Está en la cola o en camino a la DIAN. |
| Aceptado | La DIAN lo recibió y validó. Es el único estado definitivo. |
| Error DIAN | O la DIAN lo rechazó, o faltan datos y el envío se detuvo antes de salir. En los dos casos el motivo está a la vista. |
Cuando faltan datos, el documento no se reintenta: un dato que falta no aparece solo. Hay que completarlo y volver a enviar.
Lo que la DIAN acepte queda confirmado¶
Un desprendible aceptado por la DIAN pasa automáticamente a Confirmado. No es opcional: volver a liquidar el período reemplaza los borradores, y un aceptado que siguiera en borrador se recalcularía en silencio, dejando unas cifras en Rondax y otras en la DIAN.
El aviso aparece antes de enviar: "lo que la DIAN acepte queda confirmado y deja de ser editable; lo que rechace se queda como está".
Sólo al aceptar, nunca antes de enviar. Un documento rechazado tiene que seguir siendo editable para poder corregirlo.
Un documento aceptado no se borra¶
Eliminar un desprendible que la DIAN ya aceptó se rechaza nombrando su número. El documento existe ante la DIAN con su código único; borrar la fila en Rondax no lo hace desaparecer de allá y dejaría un documento oficial vivo sin nada que lo respalde.
Corregir: la nota de ajuste¶
Un documento aceptado no se edita. Se corrige con una nota de ajuste, que es otro documento ante la DIAN:
- Reemplazar — reliquida el desprendible con la información de hoy y emite el documento corregido.
- Anular ante la DIAN — elimina el documento anterior.
Las dos opciones están en el menú de la fila y sólo aparecen sobre una nómina que la DIAN ya aceptó: no se puede corregir un documento que la DIAN no tiene.
La nota se numera con su propia serie, y en la lista aparece como su propia fila con el enlace al documento que corrige.
Cuándo se le avisa al trabajador¶
No se avisa por la nota: se avisa si cambió la plata.
| Diferencia de neto | Qué se hace |
|---|---|
| Ninguna (se corrigió el municipio, un nombre, el tipo de documento) | Nada. Al trabajador no le cambió nada. |
| A favor del trabajador (faltó un recargo, entró una incapacidad) | Se le avisa: su comprobante cambió y hay una diferencia por pagarle. |
| En contra (se le pagó de más) | No se le avisa automáticamente. Se alerta a quien liquida. |
El caso a la baja no es simétrico: el art. 149 del CST prohíbe deducir o compensar suma alguna del salario sin autorización escrita del trabajador o mandamiento judicial. Un aviso automático anunciaría algo que la empresa todavía no puede ejecutar, y sin conversación previa.
El QR de la DIAN en el desprendible¶
La casilla "Imprimir el QR de la DIAN en el desprendible" agrega el código QR al PDF, con el código único (CUNE) debajo.
Se imprime sólo en los documentos ya aceptados: un código enviado pero sin aceptar llevaría al trabajador a un visor vacío.
Para elegir dónde va, se agrega la variable QR de la DIAN al membrete del Desprendible de Pago en Membretes. Si ningún membrete la coloca, se imprime junto al neto a pagar.
Permisos¶
La configuración vive bajo payroll_params; enviar documentos a la DIAN requiere payroll: edit.
Páginas relacionadas¶
- Nómina — la lista desde donde se envía.
- Parámetros de nómina — las pestañas de configuración y numeración.
- Empleados — los datos DIAN de cada trabajador.
- Membretes — dónde colocar el QR en el desprendible.
Preguntas frecuentes¶
¿La nómina electrónica necesita resolución de la DIAN? No. Eso es de facturación. La nómina lleva sólo prefijo y consecutivo; la "clave técnica" equivalente es el PIN del software.
Le di a "Enviar a la DIAN" y no pasó nada. Revisa la columna de estado. Si dice Error DIAN, faltan datos del trabajador o de la empresa y el envío se detuvo antes de salir: el motivo está en la fila. Si dice Enviando…, está en la cola.
¿Qué datos suelen faltar? El nombre partido en cuatro (primer nombre, otros nombres, primer y segundo apellido), el tipo de trabajador, el municipio, el tipo de contrato o —cuando el método de pago es bancario— la cuenta. Se completan en la ficha del empleado, sección "Nómina electrónica (DIAN)".
¿Por qué el número del documento está vacío? Porque el consecutivo se reserva en el momento de emitir. Antes de eso no hay número que mostrar, y no se inventa uno.
La nómina pasó a "Confirmado" sola. Es correcto: cuando la DIAN acepta un documento, el desprendible queda confirmado. Si siguiera en borrador, la siguiente liquidación lo recalcularía y las cifras de Rondax dejarían de coincidir con las que la DIAN ya tiene.
Aceptado significa que ya se pagó? No. Aceptado es que la DIAN recibió el reporte. Pagar es otro hecho y tiene su propio estado: Pagado.
Me equivoqué en una nómina que la DIAN ya aceptó. No se edita: se corrige con una nota de ajuste (reemplazar) o se anula. Las dos opciones están en el menú de la fila.
¿Le llega la nota de ajuste al trabajador? Sólo si le cambió el neto a favor. Si sólo se corrigieron datos (un municipio, un nombre), no hay nada que avisarle. Si el ajuste es en su contra, no se le manda un aviso automático: la empresa no puede descontar sin su autorización escrita.
¿Puedo borrar un desprendible ya aceptado? No. El documento existe ante la DIAN; borrar la fila aquí lo dejaría vivo allá sin respaldo.
¿Los documentos de la habilitación cuentan como nómina real? No: son de prueba, sin validez fiscal, y la lista los marca como tales. Lo que sí es real es el consecutivo que consumen — por eso la habilitación numera con su propia serie.
Ya pasé la habilitación, ¿qué sigue? Cambiar el Ambiente a Producción. La pantalla habilita el botón "Pasar a producción" cuando la DIAN aceptó los dos sets de prueba.