Hoja de tiempo¶
¿Qué es?¶
La Hoja de tiempo es la pantalla donde se ve de dónde salen las horas que después se convierten en plata. Se elige un empleado y un rango de fechas, y el sistema reconstruye día por día lo que pasó: qué se programó, qué se marcó, qué horas fueron ordinarias, cuáles extras, cuáles nocturnas y cuáles dominicales.
No es un informe de asistencia: es el paso intermedio entre la programación de turnos y el desprendible de nómina.
Cómo se usa¶
- Elegir el empleado (se busca por nombre o documento).
- Elegir Desde y Hasta.
- Tocar Calcular.
También se llega aquí desde el detalle de un comprobante, con el enlace "Ver hoja de tiempo": en ese caso el empleado y el rango vienen ya puestos.
Las canastas de horas¶
El resultado se agrupa en ocho canastas, porque cada una se paga distinto:
| Canasta | Qué es |
|---|---|
| Ordinaria diurna | La jornada normal de día. Ya está dentro del sueldo. |
| Ordinaria nocturna | Jornada normal en horario nocturno: paga sólo el recargo. |
| Extra diurna | Hora suplementaria de día: paga la hora más su recargo. |
| Extra nocturna | Hora suplementaria de noche: paga la hora más el recargo nocturno. |
| Dominical/festivo diurna | Recargo por trabajar en domingo o festivo. |
| Dominical/festivo nocturna | Los dos recargos a la vez. |
| Extra dominical diurna | Hora suplementaria en domingo o festivo. |
| Extra dominical nocturna | Hora suplementaria, de noche, en domingo o festivo. |
Además de las horas, la pantalla muestra:
- Días trabajados
- Días de descanso
- Por revisar — los días que nadie puede explicar todavía.
- Franjas registradas — cuántos tramos de horario se reconstruyeron.
Registro y liquidable no son lo mismo¶
Arriba hay un aviso que suele confundir: "las canastas de arriba son el REGISTRO, no lo que se paga".
- El registro son las horas realmente trabajadas, clasificadas con honestidad pase lo que pase.
- Lo liquidable son las horas que generan un concepto de pago.
En los regímenes normales las dos coinciden. En un contrato de salario integral o en uno con régimen sin recargos, no hay recargo que pagar y todo colapsa a ordinaria diurna — pero el registro sigue mostrando las horas nocturnas que existieron.
No es un detalle cosmético: la Ley 1920 de 2018 obliga a las empresas de vigilancia a llevar el registro discriminado de horas diurnas y nocturnas, y es exactamente lo que un inspector pide. Colapsar el registro destruiría esa prueba.
Ordinaria contra extra se decide por SEMANA¶
Este es el error clásico de cualquier cálculo hecho a mano: 12 horas en un día no son 4 horas extra. Lo que define si una hora es suplementaria es haber pasado la jornada máxima semanal, no la diaria.
Por eso la pantalla tiene una sección "Semana por semana", con el tope de cada semana y cuántas horas ordinarias y suplementarias quedaron. Una semana marcada como parcial es la que queda cortada por el borde del período: sus horas se acumulan sobre la semana completa, pero sólo se informan los días que caen dentro del período consultado.
Gracias a eso, un mes liquidado del 1 al 31 y ese mismo mes liquidado en dos quincenas dan exactamente las mismas horas, canasta por canasta.
Qué pasó cada día¶
La tabla del final cuenta la historia de cada jornada: el horario programado, la marcación real, el desvío en minutos si lo hubo, si el día fue hábil, dominical o festivo, y cuántas horas quedaron en cada canasta.
Un día puede aparecer como "no devenga" cuando estuvo cubierto por una incapacidad, unas vacaciones o una ausencia no remunerada: esos días tienen su propio concepto en el desprendible y descontarlos del sueldo dos veces sería cobrarlos dos veces.
La regla de plan contra marcación¶
El plan define lo esperado; la marcación lo confirma. La combinación de los dos decide qué se paga:
| Situación | Resultado |
|---|---|
| Marcación dentro de la tolerancia configurada | Se paga lo programado. |
| Marcación fuera de tolerancia | Se paga lo real y el día queda señalado para revisión. |
| Sin marcación pero con una novedad vigente que lo explica | Se aplica la regla de la novedad. |
| Sin marcación y sin novedad | Excepción: bloquea el cierre del período (salvo que la empresa haya cambiado la política de turnos sin marcación). |
La tolerancia se configura en Parámetros de nómina.
Los días que bloquean el cierre¶
En la parte superior aparece, cuando los hay, el conteo de "día(s) que nadie puede explicar. El período no se puede cerrar hasta resolverlos". Las dos marcas de la tabla:
- Impide cerrar el período — el día está en excepción.
- Cruza el borde del período — el turno arranca en un período y termina en otro. El turno pertenece al día en que arranca, así que ninguna hora se parte entre dos liquidaciones.
Un día en excepción se resuelve registrando lo que falta: la ausencia, la novedad, la marcación corregida, o el reemplazo.
La planta interna no tiene turnos¶
Un programador, la gerente o recursos humanos no tienen turnos y nunca los van a tener. Para esas personas el contrato se marca como administrativo (en el modal de contrato, campo "Cómo se liquida"): su sueldo sale de los días comerciales del período, los turnos son opcionales, y nunca caen en excepciones por no marcar.
Es un eje distinto del régimen de nómina. El régimen dice cómo se parte la jornada y si se pagan recargos; "cómo se liquida" dice si el pago sale de los turnos.
Cuidado: alguien sin ningún turno liquida un mes aparentemente perfecto —30 días de sueldo, auxilio completo, cero alertas—. Eso es justo lo que la planta interna necesita y lo que jamás puede pasarle a un vigilante al que nadie le cargó la programación. Los dos casos producen el mismo desprendible impecable; por eso hay que marcar el contrato.
Supervisores¶
Por defecto, los supervisores devengan el mes completo sin exigirles evidencia de rondas. Si la empresa activa la exigencia y la persona no la cumple, se genera una novedad de revisión, nunca un descuento automático: descontarle a un sueldo fijo por falta de evidencia es un problema laboral, no una decisión del sistema.
Permisos¶
Ver la hoja de tiempo requiere payroll: view.
Páginas relacionadas¶
- Nómina — el desprendible que sale de estas horas.
- Turnos y horarios — la programación, que es el origen.
- Asistencia — las marcaciones de entrada y salida.
- Parámetros de nómina — tolerancia, hora de inicio de la noche, jornada máxima.
Preguntas frecuentes¶
Trabajó 12 horas en un día, ¿por qué no me salen 4 horas extra? Porque las horas extra se cuentan por semana, no por día. Si esa semana no superó la jornada máxima, esas horas siguen siendo ordinarias. La sección "Semana por semana" muestra el tope y cuánto se usó.
¿Por qué no me aparece recargo nocturno si el turno es de 18:00 a 06:00? Debería aparecer: la noche empieza a las 19:00 (desde diciembre de 2025), así que un turno 18:00–06:00 son una hora diurna y once nocturnas. Si no aparece, revisa el régimen del contrato: en salario integral y en el régimen sin recargos las horas se registran pero no generan recargo.
Dice "día que nadie puede explicar", ¿qué hago? Ese día tiene un turno programado, no tiene marcación y no hay ninguna novedad ni ausencia que lo justifique. Hay que registrar lo que pasó (una ausencia, un reemplazo, una marcación) o, si la empresa opera así, cambiar la política de turnos sin marcación en Parámetros.
¿Por qué un día aparece como "no devenga"? Porque está cubierto por una incapacidad, unas vacaciones o una ausencia no remunerada. Ese día se paga (o no) por su propio concepto en el desprendible, no como sueldo.
Las horas del mes no son iguales a las de las dos quincenas juntas. Sí lo son. La hoja de tiempo acumula el tope sobre la semana completa aunque la semana quede partida por el borde del período, precisamente para que las quincenas sumen el mes. Si ves una diferencia, revisa que estés comparando el mismo rango de fechas.
¿Qué es una semana "parcial"? Una semana cortada por el inicio o el fin del período que estás mirando. Se calcula entera para saber si hubo horas extra, pero sólo se informan los días que caen dentro del rango.