Parámetros de nómina¶
¿Qué es?¶
Aquí vive toda la configuración del motor de nómina: los valores y porcentajes que cambian cada año, el catálogo de lo que puede aparecer en un desprendible, el porcentaje de retención del procedimiento 2 y la configuración de la nómina electrónica.
Ningún valor legal está escrito dentro del programa: todos son filas de esta pantalla, con su fecha de vigencia.
La pantalla tiene cinco pestañas: Valores, Conceptos, Procedimiento 2, Nómina electrónica y Numeración.
Pestaña Valores — parámetros con vigencia¶
Cada parámetro no es un número: es una serie de números con fechas. Un valor nunca se edita: se cierra el vigente y se abre uno nuevo.
Por qué la vigencia no es opcional¶
Es la única forma de que recalcular marzo de 2026 en 2027 dé el mismo número que dio en marzo. Sin vigencia, subir el auxilio de transporte en enero corrompería retroactivamente todas las nóminas anteriores, y la nómina dejaría de ser auditable.
No es un caso hipotético: entre 2025 y 2026 los valores legales cambiaron tres veces a mitad de año (la noche empieza a las 19:00 desde el 25 de diciembre de 2025, el recargo dominical subió al 90 % el 1 de julio de 2026, la jornada bajó a 42 horas el 15 de julio de 2026).
Abrir una vigencia nueva¶
El botón de vigencia abre un formulario con:
- Valor — en porcentaje se escribe
35, no0.35. En hora,19:00. - Rige desde — la vigencia anterior se cierra el día antes, automáticamente.
- Nota (opcional) — el sitio para la norma que lo respalda (ej. "Decreto 1469 de 2025").
Cada parámetro tiene un enlace Ver historial que muestra todas sus vigencias.
En la parte superior hay un selector "Vigentes a": permite ver la foto de los parámetros en cualquier fecha.
Los grupos¶
| Grupo | Qué trae |
|---|---|
| Valores anuales | Salario mínimo, auxilio de transporte y su tope, UVT, base no sujeta a retención. Cambian cada enero por decreto. |
| Jornada y recargos | Jornada máxima semanal, días del mes comercial, divisor para el valor de la hora, a qué hora empieza y termina la noche, recargo nocturno, hora extra diurna y nocturna, recargo dominical y festivo. |
| Seguridad social | Salud y pensión (trabajador y empleador), caja de compensación, desde qué salario aplica el fondo de solidaridad, techo de cotización y el redondeo de salud y pensión. |
| Prestaciones sociales | Intereses a las cesantías, días de vacaciones por año, divisores de vacaciones y de prima/cesantías, tope para dotación, desde cuándo hay salario integral. |
| Retención en la fuente | Los topes de la depuración (intereses de vivienda, medicina prepagada, dependientes, ICETEX, renta exenta) y el tope global. Van en UVT, no en pesos: la UVT cambia cada enero y ellos no. |
| Operación | Propios de Rondax, no legales: tolerancia de marcación, exigencia de rondas al supervisor, tope de deducciones voluntarias y la política de turnos sin marcación. |
Un parámetro que falta da error, nunca cero¶
Si se le pide al sistema el salario mínimo de una fecha para la que no hay ninguna vigencia, devuelve un error. Un cero silencioso liquidaría la nómina entera con el mínimo y el auxilio en cero, y el desprendible se vería impecable.
La política de turnos sin marcación¶
Es el único parámetro que decide si una empresa donde casi nadie marca puede cerrar un período. Por eso se elige de una lista de opciones con su explicación, no se teclea: un dedazo dejaría a la empresa con una política que el motor no entiende.
| Opción | Qué hace |
|---|---|
| Bloquea el cierre (por defecto) | El día va a la bandeja de excepciones y no se puede confirmar el período hasta resolverlo. |
| Con alguna marcación, paga lo programado | Si marcó entrada se le paga el turno programado y el día queda para revisión. Sin ninguna marcación, sigue bloqueando. |
| Siempre paga lo programado | Se paga el turno programado haya o no marcación. Los días quedan para revisión y el resumen de la corrida dice cuántos fueron. |
Se instala en Bloquea a propósito: aflojar la regla tiene que ser un acto deliberado, no el efecto secundario de una actualización. El cambio queda registrado en la auditoría con el nombre de quien lo hizo.
La política no destapa una contradicción: un día con novedad y marcación a la vez sigue bloqueando con cualquier política.
Pestaña Conceptos — qué se puede pagar o descontar¶
El catálogo de conceptos define qué línea puede salir en un desprendible, cómo se calcula y a qué bases entra. Es configuración, no programación.
Existe para matar un problema real: antes los conceptos se escribían a mano y en producción convivían "Aux. Transporte", "Auxilio transporte" y "Auxilio de trasporte" — dos de ellas en la categoría equivocada.
Campos de un concepto¶
- Código y Nombre.
- Categoría — devengados, recargos y horas extra, no salariales, deducciones, provisiones…
- Forma de cálculo y Parámetro del porcentaje — de qué parámetro toma su valor.
- Signo — Devengado (+) o Deducción (−).
- ¿A qué bases entra? — cinco casillas: Salarial, IBC, Prima, Cesantías, Vacaciones, Retención.
- Activo.
Las banderas de base son el corazón¶
El error clásico es tratar "no salarial" como "no afecta nada". El auxilio de transporte es el ejemplo perfecto:
| ¿Entra? | |
|---|---|
| ¿Es salario? | No |
| ¿Entra al IBC (salud y pensión)? | No |
| ¿Hace base de prima? | Sí |
| ¿Hace base de cesantías? | Sí |
| ¿Hace base de vacaciones? | No |
Eso lo dice el art. 7 de la Ley 1ª de 1963, y es lo que estas casillas configuran.
Insignias¶
- "ley" — concepto inmutable. Se le pueden cambiar el nombre, el orden, las notas y si está activo; no su categoría ni su forma de cálculo. Si se intenta, el sistema guarda lo permitido y avisa explícitamente de lo que no aplicó — aceptar en silencio haría que la pantalla dijera "guardado" sobre un cambio que no ocurrió. Borrarlos no se permite.
- "auto" — lo genera el motor. Estos conceptos no se ofrecen al registrar novedades ni al editar líneas a mano: registrarlos pagaría el mes dos veces.
Se edita con un clic sobre la fila. El botón Nuevo concepto crea los propios de la empresa.
Pestaña Procedimiento 2¶
El procedimiento 2 de retención en la fuente (art. 386 ET) usa un porcentaje fijo por empleado y semestre, calculado con los doce meses anteriores.
Quién está en procedimiento 2 lo dice el contrato, no esta pantalla. Aquí se ve la lista de esos empleados para el Año y Semestre elegidos (primero: enero–junio; segundo: julio–diciembre), con su porcentaje, el origen, la base promedio, con cuántos meses se calculó y cuándo.
Acciones:
- Recalcular todos / recalcular uno — con la historia de los doce meses anteriores.
- Fijar el porcentaje a mano — para cuando llega la certificación del empleado o hay que corregir una historia incompleta. Pide el porcentaje (
7.5, no0.075), el semestre que cubre (basta el primer día del semestre: el motor cierra los seis meses solo) y un motivo opcional. - Borrar el porcentaje del semestre.
Sin porcentaje no se retiene, y se bloquea al confirmar¶
Si alguien está marcado en procedimiento 2 y no tiene porcentaje, el sistema no cae al procedimiento 1: avisa y bloquea confirmar ese período. Un número plausible y equivocado deja el desprendible impecable y mal, que es el error que nadie encuentra.
Cuando corre el procedimiento 2, la tabla del art. 383 no se consulta y no hay piso de 95 UVT: ese mínimo ya se tuvo en cuenta al calcular el semestre.
Pestañas Nómina electrónica y Numeración¶
Las dos últimas pestañas configuran el reporte a la DIAN y tienen su propia página: Nómina electrónica.
La pestaña de Nómina electrónica muestra la insignia "sin habilitar" mientras la empresa no haya completado la habilitación ante la DIAN.
Permisos¶
Esta pantalla usa el permiso payroll_params, separado de payroll. Quien edita nóminas no necesita —ni suele deber— tocar los parámetros legales.
Páginas relacionadas¶
- Nómina — donde estos parámetros se convierten en pesos.
- Hoja de tiempo — la jornada, la hora de inicio de la noche y la tolerancia se aplican aquí.
- Nómina electrónica — las dos últimas pestañas.
- Contratos — el régimen y el procedimiento de retención de cada persona.
Preguntas frecuentes¶
Cambió el salario mínimo, ¿edito el valor que está? No. Se abre una vigencia nueva con la fecha desde la que rige; la anterior se cierra sola el día antes. Editar el valor viejo cambiaría todas las nóminas ya liquidadas.
Escribí 0.35 en el recargo nocturno y salió cualquier cosa.
Los porcentajes se escriben como porcentaje: 35, no 0.35. El campo lo dice debajo.
¿Por qué los topes de retención están en UVT y no en pesos? Porque la UVT cambia cada enero y los topes no: están definidos en la ley en UVT. Escribirlos en pesos obligaría a actualizarlos todos cada año.
Cambié la categoría de un concepto de ley y no se guardó. Los conceptos marcados como "ley" sólo aceptan cambios de nombre, orden, notas y estado activo. El sistema avisa explícitamente de lo que no aplicó.
No encuentro el concepto "Sueldo" para registrarlo a mano. Los conceptos marcados "auto" los calcula el motor y no se ofrecen para captura manual. Registrarlos pagaría el mes dos veces.
Mi empresa no marca entrada ni salida y no puedo cerrar ningún período. Es exactamente el caso de la política de turnos sin marcación. En el grupo Operación, cambia "Turno sin marcación completa" a "Siempre paga lo programado" (o a la opción intermedia). Queda registrado en la auditoría y el resumen de cada corrida dirá cuántos días se pagaron por política.
Un empleado está en procedimiento 2 y no me deja confirmar el período. Le falta el porcentaje del semestre. En la pestaña Procedimiento 2 se puede recalcular con su historia o fijarlo a mano con la certificación del empleado.
¿Qué diferencia hay entre "Salarial" e "IBC" en un concepto? "Salarial" dice si el concepto constituye salario; "IBC" dice si entra a la base sobre la que se cotiza salud y pensión. Casi siempre van juntas, pero no son la misma pregunta — y hay conceptos, como el auxilio de transporte, que no son ninguna de las dos y aun así hacen base de prima y cesantías.